Als rechterhand van een top-CEO ben je al druk, laat staan dat je een Personal Assistant van een celebrity bent. Je hobbelt van drukke meetings, volle agenda’s en van jet set-feestjes tot aan diners met allemaal (soms self proclaimed) belangrijke mensen. Het is een zwaar leven, maar tegelijkertijd kun je er zoveel voldoening uithalen om iemand zo te ondersteunen, dat hij/zij zich met de echte belangrijke zaken kan bemoeien. Je bent de rechterhand, sparringpartner, gastvrouw/man en weet alle commerciële deals tot in de details, maar je bent niet degene die in de spotlights staat. Dat is het eenzame vak van Personal Assistant.

Mocht je er ooit voor kiezen om Personal Assistant te worden van een CEO of van een celeb, dan zijn hier wat quick facts die je moet weten:

• Een Personal Assistant verdient tussen de € 3000,- en € 6000,- bruto per maand. Alles natuurlijk afhankelijk van hoe belangrijk de persoon is voor wie je werkt, wat de omzetten zijn van het bedrijf, en wat je precies gaat doen. We weten allemaal dat veel bedrijven een secretaresse tegenwoordig ook al P.A. noemen, dit is dus wel even iets anders. Een Personal Assistant houdt zich bijvoorbeeld ook bezig met marketing/communicatie, sociale media, relatiebeheer, office management en de catering. (om maar wat voorbeelden te noemen)
• Een goede Personal Assistant word je niet door alleen maar een opleiding te volgen. Je hebt een sterk karakter nodig, de wil om dingen te bereiken, veel algemene kennis en ontwikkeling, hebt oog voor detail en moet een brede rug hebben. Wel kun je jezelf trainen door vervolgopleidingen te doen als projectmanagement, events, marketing en communicatie of commerciële opleidingen.
• Discretie is waarschijnlijk het belangrijkste waaraan je moet voldoen. Alles wat je leest, hoort en ziet, behoor je altijd voor jezelf te houden. Roddelen met collega’s is er dus niet meer bij. Je bent een collega, maar ook de rechterhand van. Je collega’s zullen daarom ook minder met je delen, ze houden afstand omdat jij dat ook doet. Best eenzaam.
• Soms werk je voor een hork van een baas of voor de narcist der narcisten. Dit is en blijft erg moeilijk, wanneer je er niet (meer) tegen kan moet je erg snel op zoek gaan naar een andere werkgever. Vergeet niet dat jij als Personal Assistant altijd servicegericht moet zijn, maar anderen (lees: jouw baas of collega’s) moeten je respecteren en als zodanig behandelen.

Wil je een Personal Assistant worden, lees dan eerst deze 5 tips die van belang zijn.

Heb geen 9 tot 5 mentaliteit:
Het klinkt cliché, maar het is echt zo. Als Personal Assistant moet je altijd beschikbaar zijn voor de persoon waar je voor werkt, dat is eenmaal je werk. Wat hij/zij ook wil, jij zorgt er voor, punt! De persoon waar je voor werkt is namelijk erg druk en is slecht te bereiken, dus schrik niet als er laat in de avond of vroeg in de ochtend telefoontjes binnenkomen. Kun je er niet tegen om veel uren achtereen te werken of slaap je slecht omdat je hoofd op volle toeren werkt, zoek dan een andere baan. De baan van Personal Assistant is zwaar en moeilijk, learn to live with it!

Details, details en nog eens details:
Het leven van een CEO of beroemdheid gaat niet over rozen en is alle behalve een lichte job. Je wilt hem/haar niet nogmaals al jouw werk laten controleren, dus zorg dat je oog voor detail hebt. Check, check, dubbel check! Twijfel je ergens over, leg het dan even weg en kijk er later nog eens naar. Zorg er ten alle tijden voor dat je werk altijd af is en dat er geen zaken buitenboord vallen, je wilt geen bloed aan je handen hebben

Relatiebeheer is alles:
Als Personal Assistant moet je iedereen kennen die in je Outlook-contacten of in je mobiele telefoon staan. Je kent iedereen persoonlijk, kent hun persoonlijke en zakelijke verhalen en weet alle details waarover ze contact met je opnemen. Natuurlijk weet je niet alles in de eerste paar maanden van je werk, maar na een half jaar ben je zó ingewerkt en heb je zoveel interesse in de relaties van de CEO, dat je werkelijk meer weet dan je leidinggevende. Je bent eager om te leren en alles te onthouden, ook voor je CEO. Gebruik ook mensen in je netwerk vanuit je vorige baan, dat netwerk kan goud voor je zijn als Personal Assistant.

Nee is een no go!:
Wat hij/zij ook wil, je kan alles en doet ook alles. Ook al stuit iets tegen je borst of heb je er principieel problemen mee, je doet het. Dit is precies waar je voor bent, zaken oplossen voor anderen. Een simpele “nee” kan dus echt niet. En let op mijn woorden, ook al is het niet leuk of zwaar, na verloop van tijd wordt het allemaal makkelijker en doe je de dingen alsof het de normaalste zaak van de wereld is. Dus niet zitten zeuren en huilie huilie, gewoon dingen oppakken.

24/7 multitasking:
Wat je ook moet doen, je CEO blijft zaken over de schutting gooien en je pakt ze op. En zomaar, opeens, na een aantal maanden word het makkelijk voor je om dit allemaal onder controle te houden. Al doende leer je en je ontwikkelt een soort multitask-level wat je nog nooit hebt gehad. Houd dit niveau vast, want dit is je grote toegevoegde waarde als Personal Assistant en je CEO gaat steeds meer van je houden. Hoe meer jij kan oppikken of kan delegeren, hoe meer je CEO zich met belangrijkere zaken kan bezig houden. Multitasking doe je met heel je hart en je houdt er van!

Daarnaast zijn er nog wat extra tips om je in te werken binnen de branche van Personal Assistants.

• Zorg dat je een hele goede relatie opbouwt met iedereen die voor je CEO of celeb werkt. Of het de kapper, bank, accountants of andere managers binnen het bedrijf zijn, zorg dat je een open relatie met ze hebt en dat je kan sparren met ze over jouw werk als Personal Assistant. Luister en leer van de mensen om jouw CEO of celeb heen.
• Ken jij al een Personal Assistant in je directe omgeving en wil je snel leren? Zorg dat je in contact komt met die Personal Assistant en kijk samen waar jouw sterke en zwakke punten liggen en kijk waar je nog moet groeien.
• Zorg dat je bij goede bureaus ingeschreven staat die jou kunnen koppelen aan grote CEO’s of celeb’s. Daarnaast is netwerken via LinkedIn ook erg belangrijk, zorg dat je ook daar aanwezig bent en omschrijf duidelijk wat je kan. Je zult zien dat het werkt. Als je een goede Personal Assistant bent, haal je uiteindelijk net zoveel volgers op sociale media als jouw CEO of celeb.
• Blijf leren, als een spons! Neem alles op en ontwikkel een gezonde interesse om alles te weten en te leren dat met het vak te maken heeft. Maar ook persoonlijke ontwikkeling die niets met het vak te maken heeft, zal je moeten blijven ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan etiquette tijdens een diner of hoe je met mensen praat tijdens een meeting, alles wat je doet moet je (verder) blijven ontwikkelen. Niets leren is stilstand, daar kom je niet verder mee.
• Wees altijd keurig, zorg dat je er verzorgd uitziet en wees een uitstekend visitekaartje voor jouw CEO of celeb. Loop er niet als een slons bij, maar zorg dat je als een professional gekleed gaat. Wat voor de ene branche netjes is, kan voor een andere branche overdressed zijn. Kijk dus goed naar de branche waarin je werkzaam bent en pas je daarin aan indien nodig.

Het beroep van Personal Assistant is niet zomaar een beroep. Sommigen noemen het `manus van alles` maar dat is niet goed genoeg. Het vak van Personal Assistant is, in mijn optiek, het mooiste vak wat er is!

Mocht je mij willen toevoegen op LinkedIn, graag. Klik hier

Doe er je voordeel mee!

Del.icio.us

Facebook

TweetThis

Digg

StumbleUpon

Het bericht 5 Tips om een Personal Assistant te worden verscheen eerst op Vivian van Brussel | PA FOR A DAY.

“Make up your mind!” of “Focus hebben is belangrijk, niet zo zwabberen!” zijn opmerkingen die ik vaak gehoord heb en die echte dooddoeners zijn. Natuurlijk denk ik er wel over na wat ik nu precies wil zijn, ben ik die Personal Assistant die social savy is of ben ik die Social Media Manager of Online Marketeer die toevallig ook goed is in haar werk als Personal Assistant? Natuurlijk ben ik een sociaal dier en onlangs nog het “het knuffeldier van de straat” werd genoemd. 

In mijn werkzame carrière ben ik voornamelijk bezig geweest in sociale functies binnen commerciële organisaties. Denk dan aan Account Management of als Personal Assistant. Mijn werk als Social Media Manager verklaart natuurlijk ook het een en ander, het sociaal zijn! Mijn eerste dagen als kok bij Brasserie Springer waren vooral leuk en erg interessant. Nieuwe dingen proberen, ervaren en leren is toch wel op mijn lijf geschreven, want ik ben van nature iemand die altijd alles wil weten. Werken aan mooie gerechten, opmaken van de borden en alle ingrediënten zo voorbereiden dat er op het moment suprême geen extra werk meer aanzit is gewoonweg een leuke ervaring.

Maar daar komt het sociale dier weer om de hoek kijken, want werken in de keuken is…. hoe zal ik het zeggen? “Werken in de keuken!” Wat ik bedoel is dat je daar met een klein team de blaren op de voeten en handen moet werken om iets moois neer te zetten, maar het contact met de klanten dat zit er domweg niet in. Natuurlijk loopt chefkok Per zijn ronde door het restaurant na een avond hard buffelen, maar als kokkie doe je dat niet. Klaar is klaar, inpakken en wegwezen. En dat is dus precies wat ik mis in de keuken, het contact met de klanten en dus is het weer tijd voor verandering!

De ogen van Margaux keken me vol verwachting aan, zoals Suus de chefkok aankijkt als ze weer een mals stuk vlees van hem wil hebben.

Margot Boerefijn AKA Margaux (naar die wijn uit de Bordeaux) stond als een blij kind te springen en in haar handen te klappen “jeuj!”riep ze hard toen ik vertelde dat ik het contact met de gasten zo mis wanneer ik in de keuken aan het werk ben. “natuurlijk is het leuk met zo’n hecht team, er wordt veel gelachen en hard gewerkt en het is echt super chill om dit te doen” zei ik vol enthousiasme. De ogen van Margaux keken me vol verwachting aan, zoals Suus de chefkok aankijkt als ze weer een mals stuk vlees van hem wil hebben (Suus = huishond van Springer), ik was er even stil van voor ik verder ging “Maar ik ben een sociaal dier en ik mis het contact met de klanten. De klanten het naar het zin maken, ze verwennen met lekker eten, een wijntje bijschenken, een grap en een grol en soms een leuk gesprek.” Margaux was stellig, want dat is ze namelijk altijd, en maakte in een split-second de keuze “Gaaf! Dan kun je aan het werk als gastvrouw, wijn inschenken en de mensen het naar het zin maken. Als er één iemand is die dat kan, dan ben jij het wel!” gaf ze me nog net even mee toen ze alweer uit het zichtveld was verdwenen.

Zwemmen maar

En dan is je eerste avond in de bediening aangebroken, als 44 jarige heb je opeens twijfel aan alles wat je doet of zelfs maar denkt. De meest simpele dingen lijken opeens hoge bergen, té moeilijk om te doen en laten je hersens weer kraken zoals je deed op de crèche. Had ik ooit eens nagedacht over het vasthouden van meerdere borden? Nee natuurlijk niet! En al zeker niet wanneer die borden 160 graden Celsius zijn! Met een dienblad lopen deed ik thuis al liever niet, laat staan dat ik dat ga doen terwijl er zo’n 70 toeschouwers in een restaurant zitten en zitten te wachten op wat sensatie. Een biertje tappen, hoe moeilijk kan dat zijn? ik kan je verzekeren dat wanneer je de vraag krijgt van een tafel, er direct angstzweet uit elke porie komt die je stuk voor stuk laten weten dat je die mensen aan de tafel water voor moet gaan zetten. “Get a grip on yourself!” mompelde ik nog tegen mijzelf toen ik met het schaamrood op de kaken ging vragen wat de meest slimme manier was om een biertje te tappen. “Een écht natuurtalent!” riep Margaux naar me toen mijn eerste biertje gewoonweg perfect van de tap kwam. Met verwondering staarde ik naar het glas Jupiler terwijl ik een knuffel van Margaux kreeg. “hup hup! De volgende, doorgaan nu” kwam streng uit de mond van Margaux. Toch is het een lieve schat hoor, die Margaux, ze houdt wel van aanpakken en niet zeiken. Gewoon doen wat je moet doen en dan komt het vanzelf wel goed. Margaux is niet, zoals bijvoorbeeld de PVDA, van eerst wat uurtjes thee drinken, praten, veel knuffelen en pedagogische gesprekken, nee ze gooit je in het diepe maar kijkt wel toe hoe je het doet.

Ingewerkt

De eerste avond verliep eigenlijk goed, leuke gasten waarmee leuke gesprekken werden gevoerd. Rond hobbelen met een dienblad, vol, ging ook wel prima. Bier tappen, opnemen van de gerechten, wijnarrangementen bijhouden en zelfs de uitleg erbij geven ging eigenlijk wel goed naar mijn idee. Niet dat ik barst van het zelfvertrouwen, want ga maar na, ik heb pas een avond in de bediening gewerkt en ik dacht dus dat het wel goed ging. “Morgenavond draai je alleen als gastvrouw. Brennan en Bas zijn er, dus jullie redden het samen wel. Trouwens, het wordt niet zo druk” brabbelde Margaux me nog na terwijl ik mijn jas wilde aantrekken aan het einde van de avond. “wa..wat?” stamelde ik nog wat na (Ik vond dat zelf wel een erg professionele opmerking) “Je bent een natuurtalent! Het gaat best goed morgenavond” moest mijn gevoel van ongemak een beetje wegnemen. En zo was het dus dat ik de tweede avond alleen aan het werk was met Brennan en Bas waarbij er maar één (leeg) glas was gesneuveld en geen schokkende zaken hadden plaatsgevonden. “Dit zou best wel eens wat voor mij kunnen zijn, werken in de bediening” bedacht ik me aan het einde van de avond.

Nu ben ik 6 avonden verder, heb op 2e kerstdag ook gewoon meegedraaid in de bediening en heb zelfs de pas leren lopen. Voor de leken onder ons, dit is waar de borden worden geplaatst wanneer ze opgemaakt zijn en door de bediening naar de gasten gebracht kunnen worden. Iemand had wel mogen vertellen dat de “Pas” ook heet is, net als de borden.

Mede mogelijk gemaakt door Trudy Boerefijn en Edwin ;-)

Sociale kant van een restaurant

Zo ben ik er dus alweer achtergekomen dat ik een sociaal dier ben, en dat ik een baan moet zoeken waarbij ik mijn sociale eigenschappen kan toepassen. Of ik nu werk in de keuken bij Per, met Margaux in de bediening of Boven Springer als kok of bediening rondloop, het contact met de gasten is het allerbelangrijkste voor mij. De tegenhanger is natuurlijk dat er spontaan personeel moet werken in een restaurant die weten hoe etiquette werkt en hoe je met mensen omgaat. Wanneer de bediening weet hoe je dat het beste moet doen, dan komen de gasten natuurlijk wel terug, want de warme kant van het restaurant is een samenspel tussen de heerlijke gerechten die uit de keuken komen en de gastvrijheid van de bediening die er voor zorgen dat je welkom en op je gemak bent in een restaurant.

Moet ik focus hebben? Mag ik niet zwabberen? Of moet ik doen waar ik het beste in ben? Mag ik die Personal Assistant zijn die social media en Online Marketing goed kan uitvoeren. Of ben ik die Online Marketeer die zo sociaal is dat ze zelfs personal Assistant kan zijn. Hoe het ook zij, ik ben een sociaal dier en het knuffeldier van de straat, en ik ben er trots op!

Voor allen een goed, gezond, sociaal en culinair 2016!

Del.icio.us

Facebook

TweetThis

Digg

StumbleUpon

Het bericht De echte warme kant van Brasserie Springer verscheen eerst op Vivian van Brussel | PA FOR A DAY.