Als rechterhand van een top-CEO ben je al druk, laat staan dat je een Personal Assistant van een celebrity bent. Je hobbelt van drukke meetings, volle agenda’s en van jet set-feestjes tot aan diners met allemaal (soms self proclaimed) belangrijke mensen. Het is een zwaar leven, maar tegelijkertijd kun je er zoveel voldoening uithalen om iemand zo te ondersteunen, dat hij/zij zich met de echte belangrijke zaken kan bemoeien. Je bent de rechterhand, sparringpartner, gastvrouw/man en weet alle commerciële deals tot in de details, maar je bent niet degene die in de spotlights staat. Dat is het eenzame vak van Personal Assistant.

Mocht je er ooit voor kiezen om Personal Assistant te worden van een CEO of van een celeb, dan zijn hier wat quick facts die je moet weten:

• Een Personal Assistant verdient tussen de € 3000,- en € 6000,- bruto per maand. Alles natuurlijk afhankelijk van hoe belangrijk de persoon is voor wie je werkt, wat de omzetten zijn van het bedrijf, en wat je precies gaat doen. We weten allemaal dat veel bedrijven een secretaresse tegenwoordig ook al P.A. noemen, dit is dus wel even iets anders. Een Personal Assistant houdt zich bijvoorbeeld ook bezig met marketing/communicatie, sociale media, relatiebeheer, office management en de catering. (om maar wat voorbeelden te noemen)
• Een goede Personal Assistant word je niet door alleen maar een opleiding te volgen. Je hebt een sterk karakter nodig, de wil om dingen te bereiken, veel algemene kennis en ontwikkeling, hebt oog voor detail en moet een brede rug hebben. Wel kun je jezelf trainen door vervolgopleidingen te doen als projectmanagement, events, marketing en communicatie of commerciële opleidingen.
• Discretie is waarschijnlijk het belangrijkste waaraan je moet voldoen. Alles wat je leest, hoort en ziet, behoor je altijd voor jezelf te houden. Roddelen met collega’s is er dus niet meer bij. Je bent een collega, maar ook de rechterhand van. Je collega’s zullen daarom ook minder met je delen, ze houden afstand omdat jij dat ook doet. Best eenzaam.
• Soms werk je voor een hork van een baas of voor de narcist der narcisten. Dit is en blijft erg moeilijk, wanneer je er niet (meer) tegen kan moet je erg snel op zoek gaan naar een andere werkgever. Vergeet niet dat jij als Personal Assistant altijd servicegericht moet zijn, maar anderen (lees: jouw baas of collega’s) moeten je respecteren en als zodanig behandelen.

Wil je een Personal Assistant worden, lees dan eerst deze 5 tips die van belang zijn.

Heb geen 9 tot 5 mentaliteit:
Het klinkt cliché, maar het is echt zo. Als Personal Assistant moet je altijd beschikbaar zijn voor de persoon waar je voor werkt, dat is eenmaal je werk. Wat hij/zij ook wil, jij zorgt er voor, punt! De persoon waar je voor werkt is namelijk erg druk en is slecht te bereiken, dus schrik niet als er laat in de avond of vroeg in de ochtend telefoontjes binnenkomen. Kun je er niet tegen om veel uren achtereen te werken of slaap je slecht omdat je hoofd op volle toeren werkt, zoek dan een andere baan. De baan van Personal Assistant is zwaar en moeilijk, learn to live with it!

Details, details en nog eens details:
Het leven van een CEO of beroemdheid gaat niet over rozen en is alle behalve een lichte job. Je wilt hem/haar niet nogmaals al jouw werk laten controleren, dus zorg dat je oog voor detail hebt. Check, check, dubbel check! Twijfel je ergens over, leg het dan even weg en kijk er later nog eens naar. Zorg er ten alle tijden voor dat je werk altijd af is en dat er geen zaken buitenboord vallen, je wilt geen bloed aan je handen hebben 😉

Relatiebeheer is alles:
Als Personal Assistant moet je iedereen kennen die in je Outlook-contacten of in je mobiele telefoon staan. Je kent iedereen persoonlijk, kent hun persoonlijke en zakelijke verhalen en weet alle details waarover ze contact met je opnemen. Natuurlijk weet je niet alles in de eerste paar maanden van je werk, maar na een half jaar ben je zó ingewerkt en heb je zoveel interesse in de relaties van de CEO, dat je werkelijk meer weet dan je leidinggevende. Je bent eager om te leren en alles te onthouden, ook voor je CEO. Gebruik ook mensen in je netwerk vanuit je vorige baan, dat netwerk kan goud voor je zijn als Personal Assistant.

Nee is een no go!:
Wat hij/zij ook wil, je kan alles en doet ook alles. Ook al stuit iets tegen je borst of heb je er principieel problemen mee, je doet het. Dit is precies waar je voor bent, zaken oplossen voor anderen. Een simpele “nee” kan dus echt niet. En let op mijn woorden, ook al is het niet leuk of zwaar, na verloop van tijd wordt het allemaal makkelijker en doe je de dingen alsof het de normaalste zaak van de wereld is. Dus niet zitten zeuren en huilie huilie, gewoon dingen oppakken.

24/7 multitasking:
Wat je ook moet doen, je CEO blijft zaken over de schutting gooien en je pakt ze op. En zomaar, opeens, na een aantal maanden word het makkelijk voor je om dit allemaal onder controle te houden. Al doende leer je en je ontwikkelt een soort multitask-level wat je nog nooit hebt gehad. Houd dit niveau vast, want dit is je grote toegevoegde waarde als Personal Assistant en je CEO gaat steeds meer van je houden. Hoe meer jij kan oppikken of kan delegeren, hoe meer je CEO zich met belangrijkere zaken kan bezig houden. Multitasking doe je met heel je hart en je houdt er van!

Daarnaast zijn er nog wat extra tips om je in te werken binnen de branche van Personal Assistants.

• Zorg dat je een hele goede relatie opbouwt met iedereen die voor je CEO of celeb werkt. Of het de kapper, bank, accountants of andere managers binnen het bedrijf zijn, zorg dat je een open relatie met ze hebt en dat je kan sparren met ze over jouw werk als Personal Assistant. Luister en leer van de mensen om jouw CEO of celeb heen.
• Ken jij al een Personal Assistant in je directe omgeving en wil je snel leren? Zorg dat je in contact komt met die Personal Assistant en kijk samen waar jouw sterke en zwakke punten liggen en kijk waar je nog moet groeien.
• Zorg dat je bij goede bureaus ingeschreven staat die jou kunnen koppelen aan grote CEO’s of celeb’s. Daarnaast is netwerken via LinkedIn ook erg belangrijk, zorg dat je ook daar aanwezig bent en omschrijf duidelijk wat je kan. Je zult zien dat het werkt. Als je een goede Personal Assistant bent, haal je uiteindelijk net zoveel volgers op sociale media als jouw CEO of celeb.
• Blijf leren, als een spons! Neem alles op en ontwikkel een gezonde interesse om alles te weten en te leren dat met het vak te maken heeft. Maar ook persoonlijke ontwikkeling die niets met het vak te maken heeft, zal je moeten blijven ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan etiquette tijdens een diner of hoe je met mensen praat tijdens een meeting, alles wat je doet moet je (verder) blijven ontwikkelen. Niets leren is stilstand, daar kom je niet verder mee.
• Wees altijd keurig, zorg dat je er verzorgd uitziet en wees een uitstekend visitekaartje voor jouw CEO of celeb. Loop er niet als een slons bij, maar zorg dat je als een professional gekleed gaat. Wat voor de ene branche netjes is, kan voor een andere branche overdressed zijn. Kijk dus goed naar de branche waarin je werkzaam bent en pas je daarin aan indien nodig.

Het beroep van Personal Assistant is niet zomaar een beroep. Sommigen noemen het `manus van alles` maar dat is niet goed genoeg. Het vak van Personal Assistant is, in mijn optiek, het mooiste vak wat er is!

Mocht je mij willen toevoegen op LinkedIn, graag. Klik hier

Doe er je voordeel mee! 🙂